Viimeistään nyt eletään osakeyhtiöissä melko hektistä aikaa, jos tilikausi on päättynyt vuoden vaihteessa. Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä ja veroilmoitus on myös tehtävä samassa aikataulussa. Ellei sitten yhtiöjärjestys tai yhtiösopimus määrää tätä lyhyemmästä ajasta, tai ellei kirjanpitolautakunta ole myöntänyt lisäaikaa tilinpäätöksen laatimiselle.
Tässä vaiheessa voi olla hyvä hetki hallituksen jäsenille pysähtyä miettimään omaa rooliaan. Monissa yhtiöissä rooli on hallituksen jäsenille täysin selvä. Monissa yhtiöissä hallituksen jäseninä on erinomaisesti asiansa osaavia hallituksen ammattilaisia. Kuitenkin ounastelen, että joskus tilanne voi olla myös toinen. Ymmärrän varsin hyvin, että kiireen keskellä kaikki viralliset ja lakisääteiset toimenpiteet voivat tuntua välttämättömältä pahalta. Saattaa olla aivan riittävästi mietittävää esimerkiksi siinä, kuinka myyntiä saataisiin lisää, miten henkilökuntaa onnistuttaisiin motivoimaan ja miten kassavarat riittäisivät päivittäisiin maksuihin.
Kaikki virallinen sujuu paremmin, kun hallitus tunnistaa oman vastuunsa. Pienemmissä yhtiöissä apuna on onneksi yleensä kirjanpitäjä tai tilitoimisto, joka toivottavasti mahdollisimman kansantajuisesti selventää kaiken edellä mainittuihin asioihin liittyvän. Erilaisia tehtäviä voi siirtää toisille, mutta vastuu säilyy. Oleellisimmat hallituksen vastuut liittyvät esimerkiksi oman pääoman pysyvyyteen, osakeyhtiön päätarkoitukseen eli voiton tuottamiseen sekä huolellisuus- ja lojaliteettivelvoitteeseen. On hyvä miettiä, mitä teki tai jättikö jotakin oleellista tekemättä. Tulihan kirjanpito hoidettua asianmukaisesti, onhan yhtiön varoja käytetty asianmukaisesti siten, ettei varojen käyttöä katsottaisi peitellyksi osingoksi.
Tilinpäätökset on allekirjoitettava silloinkin, vaikka hallituksen jäsen olisi sen oikeellisuudesta eri mieltä. Eriävä mielipide voidaan kuitenkin kirjata tilinpäätökseen. Vastuuta sillä ei välttämättä voida poistaa. Ehkä joissakin tapauksissa kuitenkin lieventää. Huolehdi siitä, että yrityksesi hallitus, ehkä siis juuri sinä ja perheenjäsenesi, saatte kaiken tiedon, joka vaikuttaa toimintaanne hallituksen jäseninä.
Kirjoittaja: Anna-Mari Rossi